Administrateur de base - YUL

Objectif du poste

Fournir et coordonner un soutien continu aux Opérations aériennes, à la Gestion des services en vol et aux équipages en service.

Principales responsabilités

• Tenir à jour les rapports d'absence des pilotes et des agents de bord et fournir des mises à jour aux pilotes en chef adjoints de base, au gestionnaire régional des services en vol ainsi qu'aux gestionnaires des services en vol.
• Examiner les lettres relatives au programme de bien-être en matière de présence (AWP), rencontrer le pilote en chef, le gestionnaire régional des services en vol et/ou les gestionnaires des services en vol pour attribuer les lettres.
• Tenir à jour la base de données de probation des pilotes et des agents de bord et coordonner la distribution des lettres de probation.
• Entretenir, acheter et distribuer des pièces d'uniforme (épaulettes, ailes, gilet de sécurité, etc.).
• Agir en tant qu'agent de liaison entre le ou les pilotes / agent(s) de bord et l'entreprise concernant la réparation des casques d'écoute et des bagages.
• Coordonner avec les pilotes sur le départ pour s'assurer que toute la propriété de l'entreprise est retournée.
• Coordonner et autoriser la documentation relative aux laissez-passer de sécurité aéroportuaire.
• Veiller à ce que les salles d'équipage soient toujours approvisionnées et bien rangées.
• Responsable de la commande des fournitures pour le département.
• Entretenir le matériel de bureau.
• Responsable du codage, de la signature et de la transmission de toutes les factures et dépenses du département aux Comptes fournisseurs (jusqu'à 1 000 $).
• Agir en tant qu'agent de liaison entre les Comptes fournisseurs et le pilote pour les préoccupations relatives à etrip / et le suivi.
• Responsable du codage et de la transmission au destinataire approprié des factures et dépenses de plus de 1 000 $.
• Coordonner, suivre et distribuer les passes de stationnement et les clés d'accès.
• Agir en tant que personne ressource pour toutes les demandes des pilotes et des agents de bord et assurer un suivi rapide et précis par courriel, téléphone ou en personne.
• Transmettre les dossiers de formation, les examens médicaux et les passeports aux Dossiers d'équipage.
• Assurer le suivi et corriger les informations de compte de per diem américain rejetées.
• Exécuter les tâches conformément aux politiques et procédures établies tout en accordant une attention prioritaire à la sécurité personnelle et à celle des collègues et des clients.
• Exécuter d'autres tâches connexes selon les besoins.

Qualifications requises

• Diplôme d'études secondaires ou l'équivalent.
• Minimum de 2 à 3 ans d'expérience en administration de bureau.
• Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint et Teams).
• Excellentes capacités de résolution de problèmes et sens de l'organisation.
• Capacité à travailler sous pression, à respecter les échéances et à travailler avec un minimum de supervision.
• Ce poste exige des normes de travail méticuleuses et des compétences interpersonnelles exemplaires.
• Excellentes compétences en communication, tant à l'écrit qu'à l'oral.
• Maîtrise de la langue anglaise, à l'écrit et à l'oral (doit être capable de communiquer avec des clients internes et externes anglophones à travers le pays).

Remarque : Le bilinguisme (anglais et français) est une exigence pour les bases situées dans la province de Québec.

Qualifications préférées

• Posséder un certificat ou un diplôme en administration de bureau.
• Expérience dans l'industrie de l'aviation.

Avantages de se joindre à notre équipe primée

• Profitez de programmes de voyage exclusifs pour les employés sur tout le réseau d'Air Canada, vous donnant, à vous et à votre famille, accès à des destinations incroyables.
• Assurez votre bien-être financier à long terme grâce à nos programmes concurrentiels d'épargne-retraite soutenus par l'employeur (régime de retraite à cotisations déterminées ou REER collectif volontaire) pour les employés permanents.
• Bénéficiez d'un programme complet de santé et de mieux-être, comprenant une assurance maladie, dentaire, vie et accidents pour vous protéger ainsi que vos proches.